기분상하지 않게 거절하는 5가지 원칙 - 예의와 명확성

살다 보면 다양한 환경에서는 선택의 순간이 오곤 합니다. 하지만 모든 선택이 본인과 상대방에게 긍정적일 수는 없고, 때로는 서로 부정적 감정만이 남게 될 수 있습니다. 직장인의 경우에도 다양한 업무 지시나 제안들이 오게 되는데, 모든 지시나 제안을 받아들일 수 없는 상황 속에서, 상대방 기분이 상하지 않게 제안을 거절하는 것은 아주 중요합니다. 

기분 상하지 않게 거절하는 5가지 원칙

상대방의 제안에 대해 관심을 나타내자.

지시나 제안을 거절해야 할 때, 그 지시나 제안에 대해 관심이 없는 듯한 태도를 보이는 것은 무조건 피해야 합니다. 지시 또는 제안서를 제시하는데 들어간 시간과 노고를 인정하고, 긍정적인 부분을 먼저 언급해 주는 것이 좋습니다. 예를 들어, 새로운 마케팅 전략을 제안했을 때, 그 전략의 창의성과 유효 적절함을 칭찬하면서 부드럽게 거절한다면, 상대방은 자신의 노력이 어느 정도 인정받았다는 느낌을 받을 수 있으며, 단순한 거절이 아니라, 존중을 받고 있다는 생각을 하게 됩니다. 

고마움을 표시하자

상사에게 업무 지시를 받는 다는 것은 그 업무를 할 수 있는 위치 또는 능력에 대해 인정받는 것이기도 합니다. 그리고 제안서를 받는 것 또한 제휴나 영업의 대상이 된 것으로 자신이 소속된 회사가 업계에서 수요를 인정받고 있다는 사실이기도 합니다. 그렇기 때문에 힘들다거나 어려운 상황 또는 거절해야만 하는 상황에서도 예의를 지키고, 지시 또는 제안을 해준 것에 대해 작게나마 감사의 표시를 하는 것이 좋습니다. 

예를 들어, "귀사의 제안을 검토할 기회를 주셔서 감사합니다"라는 말을 통해, 상대방이 우리의 비즈니스 파트너로 선택되었다는 사실에 대한 감사의 뜻을 전할 수 있습니다. 단순한 말 한마디이지만, 신뢰를 구축하는 데 중요한 역할을 하는 단어이기도 합니다. 

거절의 이유를 명확히 표현하자

거절을 할때는 이유를 분명히 전달해야 합니다. 예산 부족, 전략, 정책과 맞지 않음, 시스템 호환성 문제 등 다양한 이유가 있을 수 있는데, 거절하기 어렵다는 이유로 이야기하지 않는다면 오해가 생기기 쉽습니다.

명확한 이유를 제시하는 것은 상대방에게 문제를 해결하는 피드백을 제공하는 것이기 때문에 제안서를 거절하는 경우 "현재 우리의 예산 상황으로는 귀사의 제안을 수용하기 어렵습니다"와 같이 구체적으로 이유를 설명하면, 상대방을 납득시킬 수 있고, 긍정적인 관계를 계속 가져갈 수 있습니다.

업무적인 관계에서 모호한 표현을 사용해 기다리게 하는 것은 바람직하지 않으며, 판단이 내려졌음에도 통보의 시간을 오래 끄는 것은 상대방에게 또 다른 영업의 기회를 빼앗는 것입니다.

대안을 위한 통로를 열어라.

한번의 지시를 거절하고, 한 번의 제안이 끝났다고 해서 관계가 끝나는 것은 아닙니다. 업무적인 관계는 지속성이 필요하고, 조직 내에서 끊임없이 이루어집니다. 다른 업체와의 관계에 있어도, "이번에는 어려운 상황이지만, 앞으로도 좋은 기회가 있을 것으로 기대합니다"라는 말을 통해, 향후 협력 가능성을 열어두는 것은 중요한 일입니다. 

끝까지 예의를 지켜라.

가장 잘 안 지켜지는 항목 중 하나입니다. 스팸식의 전화 TM을 거절하는 것과 지시나 제안을 거절하는 것은 분명히 다릅니다. 비즈니스는 또 다른 비즈니스를 낳을 수 있으며, 그 비즈니스는 한 회사에 전혀 다른 미래를 안겨주기도 합니다. 예를 들어, 철학자 칸트의 말처럼 "예의는 인간관계의 윤활유"라는 생각을 잊지 말아야 합니다. 끝까지 예의를 지키는 것은 비즈니스의 기본입니다.